¿Qué es Getting Things Done?

3 Nov

“No tengo tiempo, estoy atrasado, mejor lo dejo para mañana”. Sí, el tiempo vuela… ¿pero a dónde va?

En más de una ocasión nos hemos formulado esta pregunta, y ante la dificultad de contestarla, seguimos postergando proyectos, tareas, reuniones, etc.; en definitiva, estamos siendo menos productivos.

Lamentablemente, el tiempo es uno de esos recursos que no se puede acumular o ahorrar, para disponerlo en el futuro; no hay más alternativa que gastarlo, o mejor dicho, “invertirlo”, pues de su buen uso depende el disfrute de la vida. Sin embargo, existen algunas técnicas que pueden conducirlo a cumplir con eficiencia todas sus obligaciones laborales y aun disponer de tiempo libre para asuntos personales.

Una de las técnicas más populares es la denominada Getting the Things Done, GTD, que es un método de gestión de actividades y administración del tiempo; propuesto, en homónimo libro (Organízate con Eficacia, en español), por el consultor estadounidense David Allen, fundador de David Allen Co., empresa enfocada en temas de productividad, gestión del tiempo y coaching ejecutivo; y de Actioneer, Inc., compañía especializada en herramientas de productividad para dispositivos Palm Pilot.

El GTD parte de la premisa de que todos tenemos en nuestras mentes un sinnúmero de cosas por hacer, tales como estados financieros, reparar un rayón del auto, curar una muela con caries… Todas estas “cosas” rebotan en nuestras mentes, una y otra vez, día tras día, causando ansiedad y estrés, a pesar de que sabemos que es físicamente imposible dedicar nuestro tiempo a cada una en un período de 24 horas. Allen recomienda como principio fundamental que la persona debe eliminar de la mente todas estas tareas almacenándolas en un lugar específico, así, el cerebro se libera del trabajo desgastante de recordar todo lo que hay que hacer, y más bien destina esa concentración en la efectiva ejecución de cada una.

En forma resumida, podemos describir que el GTD incluye cinco pasos:

1. Recopilar. El paso inicial consiste en compilar todas las cosas que tenemos que realizar, apenas aparezcan, y almacenarlas en una “cesta”. Esta suerte de depósito puede ser una libreta pequeña, un PDA, un celular, un archivo Word, una grabadora de audio o una combinación de ellas. Todas las ideas almacenadas en la cesta deberán ser procesadas al menos una vez por semana, así el depósito quedará limpio y listo para recibir nuevas anotaciones.

2. Procesar. En esta fase se revisa todas las tareas almacenadas, desde la primera, una a la vez y sin enviar ninguna de regreso a la cesta. Si una tarea requiere acción, tenemos tres opciones: si lleva menos de dos minutos (cifra orientativa), hay que hacerla; si no, compete delegarla, o simplemente posponerla. En caso de que el elemento no requiera acción alguna podríamos desecharlo o archivarlo como referencia.

3. Organizar. Para sistematizar todas las tareas por hacer, basta con agruparlas en cuatro categorías, en una agenda, en un archivo Excel, en el sistema Outlook, por ejemplo.

  • Acciones próximas: Incluir todas aquellas tareas que se tienen que hacer primero para completar un proyecto o actividad más general.
  • Proyectos: Toda tarea que requiera más de una acción para ser completada se considera un “proyecto”, y es de este listado de donde se desprenderán muchas de las tareas para la categoría anterior.
  • En espera: Aquí se almacenan aquellas acciones que han sido delegadas, o que requieren de la acción de un tercero para continuar trabajando en un proyecto.
  • Algún día/quizá: Este listado registra todas las cosas que quisiéramos hacer, pero que por el momento no es posible.

4. Revisar. Las acciones y recordatorios tienen que ser revisados diariamente. Para evitar la tentación de realizar las tareas fáciles y dejar para “más luego” las difíciles, las acciones tienen que ser ejecutadas estrictamente en el orden en que fueron incluidas en los listados.

5. Actuar. La productividad se demuestra haciendo: el esfuerzo de pensar y organizar no servirá de nada si luego no se realiza lo que planificamos.

Incorporar el GTD dentro de nuestra rutina diaria es un proceso que requiere de un especial compromiso y fuerza de voluntad; incluso, el método no necesariamente puede ser adecuado para todos. No obstante, su principio fundamental es inmutable: la productividad sólo es posible cuando la mente está despejada y opera en sus niveles más altos.

13 comentarios to “¿Qué es Getting Things Done?”

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